Bawaslu Kabupaten Ngawi Perkuat Pengelolaan Arsip melalui Ngopi Arsip Bawaslu Jatim

Ngawi, Bawaslu Kabupaten Ngawi - Arsip memiliki nilai penting sebagai rekam jejak perjalanan dan kinerja lembaga, bukan sekadar kumpulan dokumen administratif. Atas dasar pemahaman tersebut, Bawaslu Kabupaten Ngawi turut berpartisipasi dalam kegiatan Ngopi (Ngobrol Pintar Arsip yang diagendakan Bawaslu Provinsi Jawa Timur melalui Zoom Meeting, Selasa (13/1/2026). Kegiatan ini mengusung tema “Konsep Dasar Kearsipan dan Pengarsipan Arsip” .

Kegiatan tersebut menghadirkan Arsiparis Bawaslu Republik Indonesia, Irfa Ulwan , sebagai narasumber. Dari Bawaslu Kabupaten Ngawi, kegiatan diikuti oleh staf Divisi SDMO dan Diklat, bersama peserta dari Bawaslu kabupaten/kota se-Jawa Timur yang aktif mengikuti pemaparan dan diskusi mengenai pengelolaan arsip kelembagaan.

Dalam materinya, Irfa Ulwan menyampaikan bahwa arsip memiliki fungsi strategis dalam mendukung tata kelola organisasi yang akuntabel. Arsip merupakan rekaman aktivitas dan peristiwa dalam berbagai bentuk, mulai dari dokumen tertulis, foto, hingga arsip digital, yang di dalamnya memuat keterkaitan antara struktur, isi, dan konteks. Pengelolaan arsip yang tertib dan sistematis menjadi prasyarat penting dalam menjaga akuntabilitas lembaga.

Irfa juga memaparkan struktur unit kearsipan di lingkungan Bawaslu guna memperjelas peran dan tanggung jawab di setiap tingkatan. Unit Kearsipan I berada di Sekretariat Jenderal, Unit Kearsipan II di tingkat provinsi, serta Unit Kearsipan III di tingkat kabupaten/kota. Adapun unit pengolah arsip yang melekat pada biro atau subbagian administrasi sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing.

Selain itu, peserta memperoleh pemahaman mengenai klasifikasi arsip, meliputi arsip dinamis yang digunakan dalam aktivitas sehari-hari, arsip statistik yang bernilai kesejarahan, serta arsip vital yang bersifat tidak tergantikan jika mengalami kerusakan atau kehilangan. Materi juga mencakup perbedaan arsip konvensional dan arsip media baru, serta pengenalan naskah mandiri sebagai bagian dari sistem pengarsapan yang tertata.

Melalui keikutsertaan dalam kegiatan Ngopi Arsip ini, Bawaslu Kabupaten Ngawi diharapkan semakin meningkatkan kapasitas dan kesadaran dalam pengelolaan arsip. Pengarsipan yang terkelola dengan baik fondasi menjadi penting dalam mewujudkan kelembagaan yang profesional, transparan, dan akuntabel.