Perkuat Tata Kelola Arsip, Bawaslu Ngawi Aktif Ikuti Ngopi Arsip Seri 5

Ngawi, Bawaslu kabupaten Ngawi - Dalam upaya meningkatkan tata kelola kearsipan yang profesional dan akuntabel, Bawaslu Kabupaten Ngawi mengikuti kegiatan Ngopi Arsip (Ngobrol Pintar Seputar Arsip) Seri 5 yang diselenggarakan secara daring melalui Zoom Meeting pada Selasa (24/2/2026). Kegiatan ini mengangkat tema “Pengelolaan Arsip Inaktif, Strategi Efektif dan Tetap Terkelola” dengan narasumber Uswatun Hasanah dari Kota Probolinggo.

Kegiatan ini menjadi forum strategis bagi jajaran pengelola arsip di lingkungan Bawaslu untuk memperdalam pemahaman mengenai tata kelola arsip inaktif, mulai dari proses pemindahan, penyimpanan, hingga pemusnahan atau penetapan arsip permanen.

Dalam paparannya, Uswatun Hasanah menyampaikan bahwa terdapat 30 kabupaten/kota yang terpantau akan melaksanakan prospek pengelolaan arsip pada 2026, termasuk rencana pemusnahan arsip yang telah berhasil dilakukan oleh Kota Surabaya. Surabaya bahkan telah mengajukan permohonan persetujuan pemusnahan sejak 2025.

Uswatun menjelaskan bahwa proses pemberkasan dapat dilakukan oleh operator maupun unit pengelola. Dalam sistem, pemberkasan dapat dilakukan oleh beberapa user dan unit pengelola dapat memiliki akun tersendiri sesuai peran masing-masing.

Kegiatan dilanjutkan dengan diskusi tentang pengelolaan arsip inaktif oleh peserta dan narasumber. Dalam menjawab pertanyaan dari peserta mengenai perubahan status arsip dari inaktif menjadi aktif, dijelaskan bahwa:

• Arsip aktif digunakan oleh unit pengelola

• Proses pemindahan dilakukan melalui surat serah terima.

• Arsip ditata dalam box khusus dan disimpan di ruang penyimpanan khusus.

• Unit pengelola memiliki kewajiban melakukan penilaian arsip setiap enam bulan sekali.

• Jika jangka waktu simpan tidak dilaporkan, maka unit pengelola berhak melakukan penilaian secara mandiri.

Daftar arsip aktif yang dibagikan kepada peserta mengacu pada ketentuan minimal dalam Perbawaslu, namun tetap dapat disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing satuan kerja. 

Melalui partisipasi dalam Ngopi Arsip Seri 5 ini, Bawaslu Kabupaten Ngawi menunjukkan komitmennya dalam memperkuat tata kelola arsip yang tertib, transparan, dan sesuai regulasi. Pengelolaan arsip yang baik tidak hanya mendukung akuntabilitas kelembagaan, tetapi juga memastikan keberlanjutan dokumentasi hasil pengawasan sebagai bagian dari memori lembaga.

Kegiatan ini diharapkan dapat menjadi bekal strategis bagi Bawaslu Kabupaten Ngawi dalam menghadapi agenda pengelolaan arsip tahun 2026, termasuk penataan arsip inaktif, penetapan arsip permanen, serta proses pemusnahan arsip yang sesuai ketentuan.